Documento revisado el 1 de Enero del 2021
REGLAS Y CONDICIONES OFICIALES:
FITUR MICE/CULTOURFAIR/MITMAMERICAS/MITMEUROMED:
Al participar en este programa, acepta automáticamente los siguientes términos y condiciones:
1.- CONDICIONES GENERALES
- El Comprador Invitado, una vez admitido por la Organización, podrá realizar los trámites necesarios para la gestión de su billete aéreo o de tren. Sólo se reembolsarán billetes cuyo aeropuerto de salida y llegada tenga el mismo origen y su destino sea la ciudad donde se realiza el evento . Las fechas de vuelo deberán estar comprendidas entre la semana previa y la semana posterior al evento en cuestión. En caso de que el Invitado necesite ampliar su fecha de viaje, será necesario contactar con la Organización para solicitar autorización.
- La Organización de la feria proporcionará el alojamiento del invitado en las condiciones estipuladas en su invitación.
- Para recibir el reembolso, será requisito imprescindible:
1º. ANTES DE LA FERIA - al menos 15 días antes del inicio de la feria:
- Enviar por email el Billete aéreo o de tren.
- El billete debe incluir nombre del invitado, fecha de viaje e importe.
- Si 15 días antes del inicio de la feria el invitado no hubiese enviado copia de su billete a la Organización, ésta procederá a cancelar su reserva de hotel con el fin de evitar gastos de cancelación.
- Enviar por email el Certificado de titularidad de cuenta bancaria* específico para recibir transferencias internacionales.
*El certificado o documento proporcionado por su banco, debe tener estos datos:
- Nombre del titular de la cuenta (debe de coincidir con el titular del viaje o la empresa
invitada)
- Nombre y dirección de su banco
- Número de Cuenta (si su país pertenece a la UE, IBAN completo).
- Código SWIFT
2º. EN FERIA - presentarse en la sala de celebración de FITUR MICE con su documento de identidad o pasaporte para firmar la aceptación de la bolsa de viaje.
2.- BOLSA DE VIAJE
- La bolsa de viaje tiene una cantidad máxima a reembolsar por IFEMA (o GSAR Marketing en eventos no ligados a Fitur MICE) al Comprador Invitado. Esta cantidad máxima se establece en función de su origen y está detallada en su carta de aceptación.
Por favor, lea todos los apartados. Las siguientes condiciones son vinculantes para cualquier usuario de la misma.
1. REQUISITOS PARA PARTICIPAR EN MITM EVENTS
GSAR Marketing, S.L. empresa organizadora de MITM Events requiere que para ser invitado como comprador, los aplicantes deben ser ejecutivos de empresas organizadoras de viajes de incentivo, reuniones, convenciones, congresos, eventos, etc. Al ser MITM una feria internacional, el inglés es el idioma oficial y todos los compradores registrados deben hablarlo. GSAR Marketing se reserva el derecho de admisión sobre cualquier registro recibido. MITM no es un fam trip, ni está dirigido a empleados externos, temporales o administrativos de la empresa.
2. PARTICIPACIÓN
Comprador: El propósito de su participación es contratar, discutir y negociar con los expositores participantes. No está permitida la venta de servicios a expositores y a compradores durante o después del evento. El incumplimiento de estas reglas supondrá la inmediata expulsión de la feria y su participación será vetada en futuros eventos. En caso de expulsión los costes de hotel y demás servicios le serán facturados al comprador y en ningún caso la cuota de registro, así como el pago por transporte será reembolsada. En caso de que la persona invitada como comprador intente vender sus servicios a algún expositor o comprador durante la feria o tras la finalización de ésta, habrá de abonar el coste del stand sin aplicar descuentos.
Acompañante: No puede estar relacionado con empresas proveedoras de servicios, tales como DMCs, agencias receptivas, hoteles, aerolíneas, CBVs, oficinas de turismo, etc. Incumplir esta regla es objeto de sanción con el pago del precio del stand. Además, el comprador invitado sería penalizado sin recibir el reembolso de su registro, ni la financiación del transporte.
Los compradores y acompañantes deben ser mayores de 21 y menores de 70 años.
3. REGISTRO. ¿QUÉ INCLUYE?
No incluye ningún otro concepto no especificado en este apartado. Tampoco de visados y seguros de viaje (es responsabilidad del comprador la contratación de su propio seguro).
4. REEMBOLSO DE LA CUOTA DE REGISTRO
El comprador debe completar todas las citas asignadas en el horario establecido. No serán consideradas reembolsables las citas realizadas fuera del horario programado. El comprador debe completar las citas establecidas (30 en Fitur MICE, CULTOURFAIR, MITMAMERICAS y MITMEUROMED) con expositores, aunque en la agenda se le hayan asignado menos de 30 (las restantes se completarán en los espacios libres de su agenda). Las citas preestablecidas hechas fuera de su horario no serán consideradas como completadas y por tanto no válidas para reembolso. El comprador no tiene que reportar a la organización las citas realizadas. Son los expositores los que realizan esta labor, incluyendo los no-shows, así como las citas hechas fuera de horario. El propósito de las citas es hacer negocio con los expositores y no el completar citas solo para obtener el reembolso. Por esta razón, son los expositores los que cumplimentarán un formulario evaluando cada una de sus citas con los compradores. Se procesará el reembolso de la cuota de registro en los 15 días siguientes a la finalización del evento. En el caso de que al comprador no se le autorice el reembolso de la cuota de registro y crea que es un error, tiene hasta un mes para aclarar la situación con el expositor que haya reportado la cita como falsa o la no asistencia. Vencido este plazo, no se admitirá ninguna reclamación.
5. ALOJAMIENTO
La invitación incluye dos/tres noches de hotel. Los compradores deben alojarse en los hoteles oficiales durante la feria (solo se proveen traslados desde los hoteles oficiales). Los compradores que deseen reservar noches extras en los hoteles oficiales deberán comunicarlo a GSAR que les ayudará a gestionar la reserva con tarifas especiales si estuvieran disponibles.
6. TRANSPORTE
GSAR Marketing financiará parcialmente el transporte aéreo con una cuota a los compradores (no acompañantes) según su invitación personal a la Feria.
GSAR Marketing permite a los compradores la gestión de sus propios billetes siempre que su llegada y salida les asegure cumplir el programa completo de la feria. La financiación para el transporte se hará mediante transferencia bancaria, a nombre de la empresa del comprador y tras obtener el vale transporte al finalizar la feria. Los compradores deberán enviar una copia de sus billetes y factura de compra a GSAR Marketing con 50 días de antelación al comienzo de la feria. Su empresa deberá facturar a GSAR Marketing por el importe aprobado.
7. POLÍTICA DE CANCELACIÓN
GSAR Marketing deberá ser notificada por escrito de cualquier cancelación y el comprador se asegurará de recibir la confirmación por escrito para que tenga validez legal. La cuota es reembolsable hasta 120 días antes del inicio de la feria. Vencido este plazo no habrá reembolso en ningún caso, incluyendo razones de enfermedad, lesiones o fallecimiento de familiares, ni tampoco financiación del transporte aéreo. La cancelación del comprador implica la de su acompañante.
Los compradores son aprobados en base a la información proporcionada en sus solicitudes de registro. GSAR Marketing se reserva el derecho de cancelar el registro del comprador sin reembolso si descubriese que la información de la solicitud es fraudulenta.
ACTUALIZACIÓN COVID-19:
Debido a la situación global actual y a las repercusiones de la pandemia provocada por la Covid-19, se permitirá cancelar su participación en Fitur MICE 2021 hasta el 10 de marzo de 2021 de manera gratuita. A partir del 10 de marzo de 2021 podrá cancelar su participación sin coste exclusivamente en los siguientes casos:
- Restricciones de movilidad que afecten al lugar de procedencia del comprador.
- Medidas de confinamiento que afecten al lugar de procedencia del comprador.
8. POST-MITM TOURS
GSAR Marketing no vende, organiza, ni opera los Post-MITM Tours, es el destino sede y los proveedores responsables de los mismos. GSAR Marketing solamente actúa como intermediario. El objetivo de éstos es dar a conocer y experimentar los destinos y sus servicios para la realización de los futuros eventos de los participantes. Las empresas organizadoras y patrocinadoras que operan los tours exigen que los invitados participen en todas las actividades del programa establecido.
9. LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD
“MITM, Meetings & Incentive Travel Market” es una marca de GSAR Marketing S.L, y tanto la empresa como sus directores, empleados o representantes no serán responsables de cualquier lesión personal, daños de propiedad o cualquier otra pérdida incurrida por los participantes en la feria, resultado de la acción o inacción personal. En cualquier situación de causa mayor, como huelgas, levantamiento político, terrorismo, condiciones climatológicas extremas, pandemias o desastres naturales, GSAR Marketing posee el derecho a tomar las acciones necesarias con respecto al evento. En caso de que GSAR Marketing cancele, posponga o limite la feria por las razones anteriormente mencionadas, ni GSAR Marketing, ni ninguno de sus directores, empleados o representantes, serán responsables de dichas acciones y no constituirá ruptura de ningún contrato por parte de GSAR Marketing. Es responsabilidad de cada participante o empresa contratante la contratación de un seguro que cubra los riesgos mencionados.
10. ADVERTENCIA LEGAL
Será considerado fraude, estipulado en el Artículo 248 del código penal y castigado con hasta seis años de prisión, el uso de este formato de pago para registro cuando ocurra cualquiera de las siguientes circunstancias:
La aceptación de estas Reglas y Condiciones Oficiales genera automáticamente un acuerdo legal entre GSAR Marketing y el comprador invitado, confirmando así la lectura, entendimiento y aprobación de cada uno de los apartados anteriores.
Te informamos que los datos de carácter personal que proporciones rellenando el presente formulario serán tratados por G.S.A. REPRESENTATIVES MARKETING, S.L como responsable de esta web.
Finalidad de la recogida y tratamiento de los datos personales: participar como EXPOSITOR, COMPRADOR o PRENSA en eventos que organizamos.
Legitimación: Consentimiento del interesado y la ejecución del contrato de servicios
Destinatarios: Como usuario e interesado te informo que los datos que me facilitas estarán ubicados en los servidores de www.publicdomainregistry.com que trata los datos con la finalidad de realizar sus servicios de hosting a G.S.A. REPRESENTATIVES MARKETING, S.L.
Podrás ejercer tus derechos de acceso, rectificación, limitación y suprimir los datos contactando con marketing@mitmevents.com así como el derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control.
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