Documento revisado el 8 de Enero del 2025
REGLAS Y CONDICIONES OFICIALES:
1. REQUISITOS PARA PARTICIPAR EN MITM EVENTS
GSAR Marketing, S.L. empresa organizadora de MITM Events requiere que para ser invitado como comprador, los aplicantes deben ser ejecutivos de empresas organizadoras de viajes de incentivo, reuniones, convenciones, congresos, eventos, etc. Al ser MITM una feria internacional, el inglés es el idioma oficial y todos los compradores registrados deben hablarlo. GSAR Marketing se reserva el derecho de admisión sobre cualquier registro recibido. MITM no es un fam trip, ni está dirigido a empleados externos, temporales o administrativos de la empresa.
2. PARTICIPACIÓN
Comprador: El propósito de su participación es contratar, discutir y negociar con los expositores participantes. No está permitida la venta de servicios a expositores y a compradores durante o después del evento. El incumplimiento de estas reglas supondrá la inmediata expulsión de la feria y su participación será vetada en futuros eventos. En caso de expulsión los costes de hotel y demás servicios le serán facturados al comprador y en ningún caso la cuota de registro, así como el pago por transporte será reembolsada. En caso de que la persona invitada como comprador intente vender sus servicios a algún expositor o comprador durante la feria o tras la finalización de ésta, habrá de abonar el coste del stand sin aplicar descuentos.
Acompañante: No puede estar relacionado con empresas proveedoras de servicios, tales como DMCs, agencias receptivas, hoteles, aerolíneas, CBVs, oficinas de turismo, etc. Incumplir esta regla es objeto de sanción con el pago del precio del stand. Además, el comprador invitado sería penalizado sin recibir el reembolso de su registro, ni la financiación del transporte.
Los compradores y acompañantes deben ser mayores de 21 y menores de 70 años.
3. REGISTRO. ¿QUÉ INCLUYE?
No incluye ningún otro concepto no especificado en este apartado. Tampoco de visados y seguros de viaje (es responsabilidad del comprador la contratación de su propio seguro).
4. REEMBOLSO DE LA CUOTA DE REGISTRO
El comprador debe completar todas las citas asignadas en el horario establecido. No serán consideradas reembolsables las citas realizadas fuera del horario programado. El comprador debe completar las citas establecidas (30 en CULTOURFAIR, MITMAMERICAS y MITMEUROPE) con expositores, aunque en la agenda se le hayan asignado menos de 30 (las restantes se completarán en los espacios libres de su agenda). Las citas preestablecidas hechas fuera de su horario no serán consideradas como completadas y por tanto no válidas para reembolso. El comprador no tiene que reportar a la organización las citas realizadas. Son los expositores los que realizan esta labor, incluyendo los no-shows, así como las citas hechas fuera de horario. El propósito de las citas es hacer negocio con los expositores y no el completar citas solo para obtener el reembolso. Por esta razón, son los expositores los que cumplimentarán un formulario evaluando cada una de sus citas con los compradores. Se procesará el reembolso de la cuota de registro en los 15 días siguientes a la finalización del evento. En el caso de que al comprador no se le autorice el reembolso de la cuota de registro y crea que es un error, tiene hasta un mes para aclarar la situación con el expositor que haya reportado la cita como falsa o la no asistencia. Vencido este plazo, no se admitirá ninguna reclamación.
5. ALOJAMIENTO
La invitación incluye dos/tres noches de hotel. Los compradores deben alojarse en los hoteles oficiales durante la feria (solo se proveen traslados desde los hoteles oficiales). Los compradores que deseen reservar noches extras en los hoteles oficiales deberán comunicarlo a GSAR que les ayudará a gestionar la reserva con tarifas especiales si estuvieran disponibles.
6. TRANSPORTE
GSAR Marketing financiará parcialmente el transporte aéreo con una cuota a los compradores (no acompañantes) según su invitación personal a la Feria.
GSAR Marketing permite a los compradores la gestión de sus propios billetes siempre que su llegada y salida les asegure cumplir el programa completo de la feria. La financiación para el transporte se hará mediante transferencia bancaria, a nombre de la empresa del comprador y tras obtener el vale transporte al finalizar la feria. Los compradores deberán enviar una copia de sus billetes y factura de compra a GSAR Marketing con 50 días de antelación al comienzo de la feria. Su empresa deberá facturar a GSAR Marketing por el importe aprobado.
7. POLÍTICA DE CANCELACIÓN
GSAR Marketing deberá ser notificada por escrito de cualquier cancelación y el comprador se asegurará de recibir la confirmación por escrito para que tenga validez legal. La cuota es reembolsable hasta 120 días antes del inicio de la feria. Vencido este plazo no habrá reembolso en ningún caso, incluyendo razones de enfermedad, lesiones o fallecimiento de familiares, ni tampoco financiación del transporte aéreo. La cancelación del comprador implica la de su acompañante.
Los compradores son aprobados en base a la información proporcionada en sus solicitudes de registro. GSAR Marketing se reserva el derecho de cancelar el registro del comprador sin reembolso si descubriese que la información de la solicitud es fraudulenta.
8. POST-MITM TOURS
GSAR Marketing no vende, organiza, ni opera los Post-MITM Tours, es el destino sede y los proveedores responsables de los mismos. GSAR Marketing solamente actúa como intermediario. El objetivo de éstos es dar a conocer y experimentar los destinos y sus servicios para la realización de los futuros eventos de los participantes. Las empresas organizadoras y patrocinadoras que operan los tours exigen que los invitados participen en todas las actividades del programa establecido.
9. LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD
“MITM, Meetings & Incentive Travel Market” es una marca de GSAR Marketing S.L, y tanto la empresa como sus directores, empleados o representantes no serán responsables de cualquier lesión personal, daños de propiedad o cualquier otra pérdida incurrida por los participantes en la feria, resultado de la acción o inacción personal. En cualquier situación de causa mayor, como huelgas, levantamiento político, terrorismo, condiciones climatológicas extremas, pandemias o desastres naturales, GSAR Marketing posee el derecho a tomar las acciones necesarias con respecto al evento. En caso de que GSAR Marketing cancele, posponga o limite la feria por las razones anteriormente mencionadas, ni GSAR Marketing, ni ninguno de sus directores, empleados o representantes, serán responsables de dichas acciones y no constituirá ruptura de ningún contrato por parte de GSAR Marketing. Es responsabilidad de cada participante o empresa contratante la contratación de un seguro que cubra los riesgos mencionados.
10. ADVERTENCIA LEGAL
Será considerado fraude, estipulado en el Artículo 248 del código penal y castigado con hasta seis años de prisión, el uso de este formato de pago para registro cuando ocurra cualquiera de las siguientes circunstancias:
La aceptación de estas Reglas y Condiciones Oficiales genera automáticamente un acuerdo legal entre GSAR Marketing y el comprador invitado, confirmando así la lectura, entendimiento y aprobación de cada uno de los apartados anteriores.
Te informamos que los datos de carácter personal que proporciones rellenando el presente formulario serán tratados por G.S.A. REPRESENTATIVES MARKETING, S.L como responsable de esta web.
Finalidad de la recogida y tratamiento de los datos personales: participar como EXPOSITOR, COMPRADOR o PRENSA en eventos que organizamos.
Legitimación: Consentimiento del interesado y la ejecución del contrato de servicios
Destinatarios: Como usuario e interesado te informo que los datos que me facilitas estarán ubicados en los servidores de www.publicdomainregistry.com que trata los datos con la finalidad de realizar sus servicios de hosting a G.S.A. REPRESENTATIVES MARKETING, S.L.
Podrás ejercer tus derechos de acceso, rectificación, limitación y suprimir los datos contactando con marketing@mitmevents.com así como el derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control.
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